AIの人事活用とは？3つのメリットや具体例・導入手順・注意点までわかりやすく解説

「人事業務にAIを導入したいが、何から始めればよいのかわからない」

「AI人事に興味はあるものの、メリットやリスクを正しく理解できていない」

本記事を読んでいる人のなかには、同じような疑問を抱えている方もいるでしょう。

採用面接の日程調整や従業員からの問い合わせ対応など、人事部門の業務は多岐にわたります。手作業で膨大なデータを処理し続けると、担当者の負担が大きくなり、本来注力すべき組織づくりに時間が割けなくなってしまうでしょう。

本記事では、人工知能を人事業務に活用するメリットから、具体的な導入手順や注意点までわかりやすく解説します。

▼人事業務でAIを活用して業務効率化を目指すなら、「workrun」！

採用管理や問い合わせ対応、データ整理など、人事業務をAIで効率化したい場合は、AIワークフロー「workrun」の導入も検討してみてください。

ChatGPTをはじめとしたAI機能と、社内で利用しているさまざまなツールを組み合わせることで、人事業務の自動化や効率化を一つのワークフローとして構築できます。

直感的なUIで300以上のツールと連携できるため、面接日程調整や社内通知、データ整理などの定型業務をまとめて自動化することも可能です。

人事担当者の作業負担を減らしながら、属人化を防いだ安定した業務運用を実現できます。

人事業務におけるAIは、採用や評価、社員教育から労務管理まで、幅広い業務を合理化するツールとなります。人工知能は、今まで人間が主観で行っていた判断を、データに基づいて分析し、客観的な視点をもたらす役割を果たします。

定型的で複雑な作業を機械に任せると、人間はより戦略的な組織づくりの判断に注力できるでしょう。

ただし、人工知能はあくまでサポートするための道具です。最終的な意思決定や従業員への感情的な寄り添いは、人間が責任をもって行う必要があります。

人事業務に人工知能を活用すると、企業と従業員の両方に大きなメリットをもたらします。人工知能の主なメリットは、下記の3点です。

• 定型業務の効率化と負担軽減

• 公平・客観的な評価と判断の強化

• データ分析による戦略的人事の実現

無駄な作業を減らし、納得感のある評価制度を作る仕組みを順番に解説します。

採用管理や労務の手続き、従業員からの問い合わせ対応など、毎日繰り返す作業を自動で処理可能です。担当者は単純なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い企画業務に集中できる環境が整います。

また、面接の日程調整や勤務時間の集計など、時間のかかる作業をシステムが代行するため、人間による入力ミスも削減可能です。少ない人数でも、正確に素早く業務を回せるようになります。

人工知能は、勤務データや営業の成果データを統合して評価スコアを算出するため、人間の主観や好みを抑えた判断が可能です。客観的な基準に基づいた分析結果を提示するため、評価される従業員の納得感の向上につながります。

人間が評価を行うと、どうしてもその日の気分や過去の印象に左右されてしまう場合があります。機械が一定のルールで評価の一貫性を保つことで、社内全体で不公平感のない人事運営につながるでしょう。

AIは膨大な人事データを解析し、従業員の退職予測やモチベーションの分析など、人間では気づきにくい高度な洞察が可能です。データに基づいた育成計画の立案や、人材配置の改善がスムーズに進みます。

勘や経験に頼るのではなく、数字の裏付けをもとに組織の将来を設計できるためです。長期的な人材戦略を立てるうえで、人工知能の分析結果は非常に重要な指標として機能します。

実際にどのような場面で人工知能が活躍しているのか、実践的な例を紹介します。人事業務におけるAI活用の具体例として、主に下記があります。

• 採用活動におけるAI活用

• 問い合わせ対応のAI自動化（チャットボット等）

• 配属・異動の最適化支援

• 社内規定・資料・コンテンツ作成のAI支援

採用から資料作成まで、幅広い領域でサポートしてくれます。それぞれ詳しく解説します。

応募書類の自動スクリーニング機能を使うと、大量の応募者から条件に合う人材を絞り込むことができ、選考負担を大幅に軽減可能です。人工知能を活用した候補者のスコアリングにより、自社にマッチする人材を素早く特定しやすくなります。

人間がすべての履歴書に目を通す時間を省き、有望な候補者との面接に時間を割けるでしょう。さらに、面接官と候補者の日程調整や、選考の進捗管理などもシステムが自動で実施してくれます。

社内ポータルにチャットボットを導入すると、よくある質問への回答や手続きの案内をすべて自動化できます。年末調整の書き方や有給休暇の申請方法など、似たような質問に何度も答える人事担当者の負担を減らせます。

24時間いつでも質問に回答できるため、夜間や休日に働く従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

▼AI自動化の仕組みをより詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

>> AI自動化の仕組みやメリット、RPAとの違い、導入手順や課題までをわかりやすく解説。業務効率化を成功させるポイントと活用法を紹介します。

従業員がもつスキルや過去の適性テストのデータを分析し、一番活躍できる配属先や異動の候補をシステムが提案してくれます。人材配置の戦略性を高め、組織全体のパフォーマンスを最大化させるためです。

個人の希望と会社のニーズをすり合わせ、ミスマッチによる早期退職のリスクを低減させます。さらに、次世代のリーダー候補を見つけ出し、長期的な人材育成計画を立てる際にも大いに役立ちます。

就業規則の改定案や社内向けの通知文など、定型的な文書の作成や更新作業をAIがサポートします。社内向けのマニュアルや研修用コンテンツの構成案も、キーワードを入力するだけで作成可能です。

ゼロから文章を考える必要がなくなり、人事関連の説明資料を作る時間が大幅に削減されます。人間は生成された草案を手直しするだけで済むため、文章作成にかかる精神的なハードルも下がります。

新しいシステムを導入する際は、順番を守って慎重に進める必要があります。失敗を防ぐための導入手順は、以下の4ステップです。

• AIで解決したい人事課題を明確にする

• 対象業務を洗い出し、AI活用範囲を決める

• 自社に合ったAIツール・サービスを選定する

• 小規模導入から始め、運用・改善を繰り返す

段階を踏んで導入を進めましょう。

まずは、現在の人事部門が抱えている課題を洗い出し、何に困っているのかをはっきりさせましょう。業務の属人化や担当者の長時間労働、評価のばらつきなど、現状の不満をリストアップしてください。

どの業務を人工知能に任せ、どの部分を人間が担うべきかの境界線をはっきりと定めます。導入の目的を最初に決めておくと、後からシステムの効果を測定する際にも迷わず判断できます。

システムを入れる行為を目的とせず、課題解決の手段として位置づけましょう。

採用管理や社内問い合わせの対応、勤怠データの集計など、自動化できそうな業務を具体的にピックアップしましょう。現在の業務フローを細かく分析し、どの作業のどの部分に人工知能を組み込むのかを特定してください。

新しいシステムを動かすために必要なデータが揃っているか、既存のシステムと連携できる仕組みがあるかも同時に確認します。

いきなりすべての業務を変えようとせず、無理なく導入できる範囲を見極める作業が大切です。

必要な機能が備わっているか、導入にかかる費用は予算内か、トラブル時のサポート体制は充実しているかなど、複数の観点からサービスを比較検討しましょう。人事部門の要望に合致し、将来的に機能を追加できる拡張性のあるツールを選んでください。

従業員の個人情報を預けるため、セキュリティの要件やデータの取り扱い方針も入念に確認する必要があります。

使いやすさと安全性のバランスをとりながら、自社に合うサービスを見つけてください。

最初は一部の部署や特定の業務だけに限定して試験的な運用を行い、実際に効果が出るかを検証しましょう。利用状況や成果を定期的に振り返り、チャットボットの回答例を追加するなど、必要に応じてプロセスを改善してください。

システムを導入して終わりではなく、使いこなすための社内担当者の教育や研修も並行して進めます。小さな成功体験を積み重ねながら、徐々に全社へと活用範囲を広げていくのが確実な方法です。

便利なツールである一方で、運用するうえで気をつけるべきリスクも存在します。人事業務のAI活用における注意点として、主に下記があります。

• データの偏り・バイアスのリスクがある

• 個人情報・機密情報の扱いに注意する

• 従業員の不安・抵抗感への対応が必要になる

• 質問・指示の質が結果を左右する

生成AIの導入には、事前に知っておくべき注意点も確認してください。

▼生成AIのリスク管理について具体的な対策方法を知りたい方は、以下の記事もご確認ください。

>> 生成AIを活用する際のデメリットは？5つの対策やメリットを解説

過去の採用データや評価データに偏りがある場合、学習した人工知能が不公平な結果を出す可能性があります。たとえば、過去に特定の性別や年齢層ばかりを採用していた時期のデータを使うと、似たような属性の候補者ばかりを高く評価してしまうためです。

機械の判断をそのまま鵜呑みにせず、必ず人間の目で最終チェックを行う仕組みを設ける必要があります。評価の基準となるプログラムは定期的に見直しを行い、誰もが納得できる透明性を保ち続けてください。

また、過去の悪習を機械に学習させないよう、データの質には細心の注意を払いましょう。

従業員のデータには、給与の額や健康状態、人事評価の結果など、極めて重要な機密情報が含まれるため、安全性の確保が絶対に欠かせません。

外部のサービスを選定する際は、入力したデータが他のAIの学習に利用されない仕組みを選ぶように考慮しましょう。

社内で情報を扱う際の厳格なルールを整備し、どのような目的でデータを利用するのかを従業員へ明確に説明します。

情報漏洩のリスクを極限まで減らすための、強固なセキュリティ体制の構築が必須です。

新しいシステムの導入は、自分の仕事が奪われるのではないかという従業員の不安や抵抗感を生む可能性があります。

人工知能は人間の仕事を奪う敵ではなく、人間をサポートして業務を楽にする存在だと周知し、信頼感を形成しましょう。

導入の目的や今後の働き方の変化について、事前の研修や説明会を開き、従業員の理解を深める取り組みが不可欠です。

人工知能が導き出す分析の精度は、人間が入力するデータの質や、システムへの指示内容に大きく依存します。不正確なデータを読み込ませたり、曖昧な指示を出したりすると、見当違いの誤った判断を導くリスクが高まります。

システムを正しく機能させるためには、社内のデータを常に最新の状態に保ち、誰が使っても同じ結果が出るような運用ルールが必要です。

道具を使う人間のスキルを高める教育も、同時に進めていくべきでしょう。

人工知能を活用して人事部門の業務フローを大幅に改善したい場合は、「workrun」の導入がおすすめです。主なメリットとして以下の3つがあります。

• 人事業務で本来人が担うべき業務にリソースを割ける

• 人事データを守る安心安全のセキュリティ

• 属人化させない仕組みづくりで、チーム全体の人事業務を安定化

具体的な活用例を含めて、詳しく見ていきましょう。

workrunでは、定型業務や判断ルールが明確な作業をAIに任せられるAIワークフローを構築できます。

これまで人が毎回対応していたデータ整理や内容チェック、条件分岐による処理などをAIが自動で進めるため、現場は細かな確認作業や手作業に追われることがなくなります。

たとえば、採用関連のニュースを自動で収集して社内チャットに通知したり、候補者からの重要なメールを受信と同時にチャットへ知らせたりできます。

その結果、担当者は時間と余裕を確保でき、企画立案や意思決定、顧客対応といった、本来人が担うべき重要な業務にリソースを集中できます。

単なる業務効率化にとどまらず、仕事の質そのものを高め、組織全体の生産性向上や継続的な価値創出につながる点が、workrunの大きなメリットです。

workrunは、国内データセンターの利用などを通じて安全性に配慮し、情報セキュリティ基準に沿った体制で運用されています。

業務フロー構築時やツール連携時には、社内規程や選考者情報、顧客対応の履歴など、外部に漏れてはいけないデータが含まれることも少なくありません。そのため「便利そうだけど、クラウドに載せて本当に大丈夫？」と不安に感じる方も多いはずです。

workrunは、ビジネス利用を前提に、安心して社内データを扱える運用・管理体制を整えています。データの取り扱いだけでなく、日々の運用まで見据えた設計になっているため、導入後もセキュリティ面で過度に気を張り続ける必要がありません。

workrunでは、構築したワークフローを複数人で共有・管理できるため、業務の進め方をチーム共通のルールとして統一できます。

担当者ごとの判断や手作業に頼りがちな人事業務も、あらかじめ決めたフローに沿って自動化・可視化することが可能です。

また、点在していた複数のツールや業務フローをworkrun上で一元化できるため、ツール間を行き来する手間を削減できる点もworkrunのメリットです。

通常時はフローどおりに自動処理し、エラーや例外が発生した場合のみワークフローを確認すればよいので、特定の担当者に依存しない運用体制を構築できます。

AI技術は、定型業務の負担を減らし、評価の客観性を高めるなど、人事業務全体の質を大きく向上させる強力な手段です。導入する際は目的を整理し、段階的な運用とリスクへの配慮を行うのが成功のポイントです。

AIとワークフローを組み合わせて人事業務の改善を目指すなら、直感的に操作できる「workrun」の導入をおすすめします。日々の雑務をなくし、より戦略的な組織づくりに集中できる環境を整えてください。

▼AI×ワークフローで人事業務を効率化するなら「workrun」

もし、人事業務のAI活用を個別ツールの導入にとどめず、複数ツールをまたぐ業務フロー全体の自動化・効率化まで進めたいなら、AIワークフロー「workrun」の活用もおすすめです。

ChatGPTなどのAI機能と300以上のツールを連携させ、人事関連のデータ処理や通知、情報共有などを一つのワークフローとして整理できます。

業務プロセスを可視化・標準化できるため、担当者ごとの作業差を減らしながら、人事業務の効率化と安定した運用を同時に実現できます。