formrunでアクションがあったら、添付ファイルをGoogleドライブに保存する
formrunで受信した回答の添付ファイルを、カード情報と照合してGoogle Driveへ自動保存します。AIを活用したworkrunなら、内容に応じた分類や保存先の振り分けにも拡張できます。
このテンプレートの構成
こんなお悩みありませんか？
formrunに届く添付ファイルを毎回手作業でダウンロード・保存している
回答とファイルを照合する作業で、保存漏れや別回答のファイルを扱うミスが起きやすい
保存先フォルダの整理や、複数ファイルを受け付ける運用への対応に手間がかかる
このテンプレートでできること
1
formrunの回答を起点に添付ファイルを自動保存
formrunに新しい回答が届くと、workrunがフォームIDと受付番号をもとに対象カードを取得し、添付ファイルをGoogle Driveへ自動保存します。
2
回答と紐づく元のファイル名で一貫して管理
カード情報からファイルURLとファイル名を取得して保存するため、回答と添付ファイルの対応を保ったまま管理できます。
3
AI判断を組み合わせて保存ルールを柔軟に拡張
AIで回答内容を読み取り、書類種別・担当者・優先度に応じたフォルダ振り分けや例外対応へ発展できます。300以上のツール連携を組み合わせ、現場の運用に合わせて拡張可能です。
設定手順
1
formrunの回答受信をトリガーに設定する
workrunでformrunの「回答を受信」を選択し、新しい回答が登録されたらフローを開始するよう接続します。後続で使うフォームIDと受付番号を受信データから参照します。
2
対象カードから添付ファイルを取得してGoogle Driveへ保存する
formrunの「カード情報を取得」で、受信したフォームIDと受付番号に一致する回答だけを取得します。添付ファイルのURLと元のファイル名をGoogle Driveの「ファイルアップロード」に設定し、保存先の親フォルダを指定します。
3
動作テストをして、設定完了！
最後に、期待通りに動作するかどうかをテストで確認し、問題なければ設定完了です。