formrunから送信したメールに返信が来たら、今までの連絡内容を要約してSlackに通知する
formrunから送信したメールに返信が届いたら、対象カードのメール履歴を自動で取得し、OpenAIがこれまでの問い合わせ内容・対応内容・現在の状況を読み解いて要約し、Slackへ通知するテンプレートです。担当者が過去のやり取りを一件ずつ確認することなく状況を迅速に把握でき、返信の見落としを防ぎながら次の対応へ進めます。
このテンプレートの構成
こんなお悩みありませんか？
formrunから送信したメールへの返信に気づくのが遅れ、お客様への初動対応が遅れやすい
返信のたびに過去のメール履歴を読み返しており、問い合わせ内容や対応状況の把握に時間がかかる
担当者によって状況整理の粒度が異なり、Slackでの引き継ぎや対応優先度の判断にばらつきが出る
このテンプレートでできること
1
formrunへのメール返信をきっかけに、対象カードの連絡履歴を自動で取得できる
formrunからのWebhookを受信し、フォームIDとカードIDを使って対象カードのメール一覧を新しい順に取得します。管理画面を都度確認せずに必要な履歴を後続処理へ渡せるため、返信の見落としや確認漏れを防げます。
2
OpenAIが過去のやり取りを読み解き、問い合わせ内容・対応内容・現在の状況を要約できる
OpenAIがメール履歴全体を読み解き、単純な転記ではなく会話の意図や対応経緯を踏まえて要点を整理します。運用に合わせて問い合わせ分類、優先度判定、担当者の割り振り、例外ケースの検知まで追加でき、対応判断を支援します。
3
要約した連絡状況をSlackへ即時通知し、チームで次の対応を判断できる
AIが整理した要約をSlackの指定チャンネルへ自動投稿します。担当者は普段使うチャット上で状況を確認でき、引き継ぎや対応開始を早められます。workrunの300以上のツール連携を活用すれば、CRM更新やタスク起票などの後続業務にも安全に拡張でき、非エンジニアでも運用に合わせて調整できます。
設定手順
1
formrunからメール返信のWebhookを受信する
workrunでformrunのWebhookを受信するトリガーを設定し、メール返信時に送られるフォームIDとカードIDを後続処理で利用できるようにします。
2
formrunから対象カードのメール履歴を取得する
formrunのAPIキーで接続し、Webhookで受け取ったフォームIDとカードIDを指定してメール一覧を取得します。並び順を新しいメールから取得する設定にし、対象カードの連絡履歴をまとめて扱えるようにします。
3
OpenAIでこれまでの連絡内容を要約する
formrunから取得したメール一覧をOpenAIへ渡し、問い合わせ内容・これまでの対応内容・現在の状況が簡潔に分かる形式へ要約するプロンプトを設定します。
4
Slackへメール返信と要約内容を通知する
Slackの接続先と通知チャンネルを指定し、メール返信が届いたことを示す案内文とOpenAIの要約結果をメッセージへ差し込みます。Botとして送信し、チームが同じ情報をすぐに確認できるようにします。
5
動作テストをして、設定完了！
最後に、期待通りに動作するかどうかをテストで確認し、問題なければ設定完了です。