formrunにお問い合わせが来たら、内容に応じて担当者を自動で割り当て、ステータスを更新する
formrunでお問い合わせを受信したら、回答内容をworkrunが読み取り、問い合わせ種別に応じて担当者を自動で割り当て、カードのステータスまで更新します。料金・使い方・不具合などの振り分けを自動化し、初動の遅れや担当者設定のばらつきを抑えられます。
このテンプレートの構成
こんなお悩みありませんか？
お問い合わせ内容を確認して担当者を割り当てる作業に時間がかかる
問い合わせ種別ごとの振り分け基準が担当者によって異なり、対応漏れや初動の遅れが起きやすい
担当者を設定した後のステータス更新を忘れ、対応状況を正確に把握できない
このテンプレートでできること
1
formrunへのお問い合わせを受信し、内容に応じた担当者を自動で割り当てられる
formrunのWebhookで受信した回答内容をworkrunが読み取り、料金・使い方・不具合などの問い合わせ意図を判定します。選択式の回答だけでなく、AIによる内容読解を組み合わせることで、表現の揺れにも対応しながら適切な担当者へ振り分けられます。
2
担当者の割り当てとカードのステータス更新を一連の処理として自動化できる
問い合わせ種別ごとの分岐ルールに沿って担当者を設定し、受付済みなど指定したステータスへカードを更新します。手作業による設定漏れを防ぎ、チーム全体で初期対応のステータスをそろえられます。
3
例外対応や優先度判定を加え、300以上のツール連携へ柔軟に拡張できる
どの条件にも一致しない問い合わせを共通窓口へ回したり、AIで緊急度を判定して優先対応へ振り分けたりできます。workrunは300以上のツールと連携できるため、Slack通知やCRM登録などの後続業務も非エンジニアが段階的かつ安全に追加できます。
設定手順
1
formrunでお問い合わせ回答の受信を設定する
workrunでformrunの「回答を受信する」トリガーを追加し、対象フォームのWebhook設定へ発行されたURLを登録します。フォームID、カードID、問い合わせ種別など、後続処理に必要な回答データを取得できる状態にします。
2
Routerで問い合わせ内容の判定条件と分岐を設定する
Routerに問い合わせ種別の回答値を設定し、料金・プラン、使い方・設定、不具合・エラーなどの担当先へ分岐させます。必要に応じてAIによる内容分類や優先度判定を組み合わせ、条件に一致しない場合の例外ルートも設定します。
3
formrunの担当者割り当てとステータス更新を設定する
各分岐でformrunの担当者設定アクションに担当者メールアドレスを指定し、受信したフォームIDとカードIDをマッピングします。続けてステータス更新アクションへ変更先のステータスIDを設定し、問い合わせ受付後のステータスを統一します。
4
動作テストをして、設定完了！
最後に、期待通りに動作するかどうかをテストで確認し、問題なければ設定完了です。