RPAとAI-OCRの連携とは？期待できる5つの効果や注意点、活用例を解説

「RPAとAI-OCRとは何かを知りたい」

「RPAとAI-OCRを連携させた場合の効果を確認したい」

業務の自動化について調べている方の中には、上記のような疑問を抱えている方もいるでしょう。

RPAとAI-OCRは、紙書類のデータ化や入力作業の自動化を実現するための技術です。それぞれの役割を理解し連携させることで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できます。

本記事では、RPAとAI-OCRの基本的な仕組みから連携によって得られる具体的なメリット、導入時に押さえておきたい注意点まで解説します。業務効率化を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。

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RPAとAI-OCRは、どちらも事務作業の自動化に役立つ技術です。

• RPA｜人間が従来行っていた業務を代行するソフトウェアロボット
• AI-OCR｜紙媒体のテキストデータをAI技術でデジタル化する技術

各技術の詳細を見ていきましょう。

RPAは、定型的な事務作業や決まったルールに沿った業務を、ソフトウェアが自動で代行する技術です。

正式名称をロボティック・プロセス・オートメーションといい、人がパソコン上で行う操作をそのまま再現します。既存のシステムを改修せずに導入できるため、多くの企業で人手不足の解消や業務効率化に活用されています。

RPAの主な特徴は以下の通りです。

大量のデータを繰り返し入力する作業や、複数のアプリケーションをまたいで情報を転記する作業に強みを発揮します。ソフトウェアロボットは疲れることがないため、人間よりも早く正確に処理を続けられる点がメリットです。

AI-OCRは、紙の伝票や書類の内容を読み取り、デジタルの文字データへ変換する技術です。

画像データをテキスト化する従来のOCRと比べ、AI-OCRではAIによって手書き文字や、会社ごとにフォーマットが異なる非定型帳票の認識精度が向上しています。

AIが文字の形を学習し続けるため、枠からはみ出した文字や癖のある字も正しく読み取れます。どこに何が書いてあるかをAIが自ら判断するため、人間が事前に細かく設定する手間が少なくなります。

ペーパーレス化を進めたい組織にとって、紙の情報を素早く正確にデータ化できる有力な手段といえるでしょう。

RPAとAI-OCRの連携で期待できる5つの効果を以下にまとめました。

• 紙媒体の業務を効率化できる
• 手作業での入力を減らせる
• 業務全体を自動化できる
• ヒューマンエラーを防止できる
• 業務の品質を標準化できる

各効果の詳細を説明していきましょう。

AI-OCRで読み取ったデータをRPAが自動で処理するため、紙書類を取り扱う業務の工程を削減できます。

紙の書類を確認したり、情報を転記したりする作業を自動化することで、業務フロー全体の処理時間の短縮が期待できます。

RPAとAI-OCRの連携によって、郵送物の到着を待ってから開始していた業務が、データ化によってスピーディーに処理可能です。

AI-OCRが読み取った情報をRPAが各システムへ自動入力するため、担当者が手作業で行う入力時間を削減できます。

入力作業に割いていた人員や時間を、顧客対応や企画立案といった他の重要業務へ振り分けることが可能です。忙しいときとそうでないときの差が激しい業務でも、連携システムが一定の速度で処理を代行するため、生産性を維持しやすくなります。

単純な入力作業は、精神的な負担も大きいものですが、機械が面倒な作業を引き受けることで従業員の負担の軽減につながるでしょう。

書類の読み取りから登録完了までを一連の流れで自動化できるため、分断されていた業務を統合できます。

業務の部分的な改善にとどまらず、ビジネスプロセス全体の改善につながる点が強みです。複数のシステムやツールをまたぐ複雑な連携も、RPAが間に入ることで自動化できます。

休日や夜間に届いた書類も即座にデータ化されることで、業務全体がスムーズに進行し、全体のリードタイム短縮が期待できます。

データの転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーの防止にも、RPAとAI-OCRの連携は役立ちます。

AI-OCRが読み取った文字をRPAがシステムへ転記するため、打ち間違いのリスクを抑えることが可能です。

人間は疲労や集中力の欠如によって間違いを犯すことがありますが、ロボットはプログラム通りに忠実に動き続けられます。膨大なデータを処理する際の人的なミスを防止するためにも、RPAとAI-OCRの連携は効果的です。

RPAによる処理ルールの統一で、担当者ごとの判断のばらつきをなくし、業務品質の標準化が期待できます。

RPAとAI-OCRの連携によって業務の属人性を低下させることは、担当者の急な欠勤時のリスクを低下させることにもつながります。加えて、異動や体制変更による担当者の変更があった際も、業務の品質や効率を維持したまま引き継ぐことが可能です。

高い効果を発揮する連携ですが、導入にあたって考慮すべきポイントがいくつか存在します。

RPAとAI-OCRを連携させる際の注意点を以下にまとめました。

• 読み取り精度には限界がある
• 業務設計の必要性がある
• 確認作業の工数が発生する

各注意点を詳しく見ていきましょう。

AI-OCRの認識精度は向上していますが、帳票の状態や文字の書き方によって精度が左右される限界があります。

AI-OCRは従来のOCRより高性能ではあるものの、100%の精度でデータを読み取れるわけではありません。最初から誤認識が発生する前提での業務フロー構築が必要です。

特に金額や宛名など、間違いが許されない重要なデータに関しては、人による確認が欠かせません。

現状の業務を整理せずにRPAとAI-OCRを導入しても、期待した効果が得られない可能性があります。

導入前に業務を可視化し、どの工程を自動化するか、どのようなタイミングで読み込ませるかを明確にしましょう。現行の業務フローをそのまま自動化するのではなく、ロボットが処理しやすい形へのルールの変更が大切です。

不要な手順を省き、最も効率的な流れを再構築することで、導入効果を最大化できます。

RPAとAI-OCRの連携を導入しても、すべての処理を完全に無人で自動化できるわけではありません。AI-OCRの読み取り結果に誤りがないかチェックしたり、読み取れなかった際のエラー対応を行ったりする工程は必須です。

確認作業を効率よく行うためのツールや業務フローを整えて、担当者の負担を最小限に抑える工夫が求められます。

RPAとAI-OCRを活用した例を以下にまとめました。

• 請求書処理や経費精算などの業務の自動化
• 紙媒体の申込書や申請書の処理の自動化
• 郵便物や書類の仕分けや通知の自動化
• 在庫管理や棚卸しなどの入力業務の効率化

各例の詳細を見ていきましょう。

紙で届く請求書をAI-OCRで読み取り、RPAが会計システムへ自動で入力する運用例です。毎月大量に発生する請求書や精算書類の処理時間を大幅に短縮でき、月次決算業務の負担軽減につながります。

人間が数字を1つずつ確認して打ち込む手間がなくなるため、正確な経理処理が可能になります。

AI-OCRが読み取ったデータをRPAが転記、仕訳入力まで完結させるため、担当者は最終確認だけを行う仕組みです。繁忙期に集中する事務作業を分散させ、従業員がより専門的な業務に専念できる環境を整えられます。

手書きの申込書を含む大量の書類を、受付からシステム登録まで一気通貫で自動化する仕組みです。

処理件数が多い場合でも、AI-OCRとRPAが連携することで、登録までのリードタイムを大幅に短縮できます。顧客を待たせることなくサービス提供を開始でき、対応品質の安定とスピードアップにつながります。

例えば、キャンペーンなどで申込が殺到しても、システムが休まず処理を続けるため遅延が発生しません。誤読しやすい文字もAIがこれまでのパターンから推測して補正するため、手入力に近い精度を保てます。

届いた郵便物や書類をAI-OCRで自動的に分類し、RPAが担当部署へ通知や転送を行う活用法です。

書類の物理的な仕分け作業をデジタル化でき、バックオフィス全体の効率向上につながります。誰がいつ何をすべきかをシステムが即座に通知するため、対応漏れや確認の遅延を防止できます。

郵便物が到着した瞬間にデータが共有されるため、テレワーク中の社員も即座に内容を確認可能です。書類が誰のところで止まっているかを把握しやすくなり、業務の停滞を防げます。組織内の情報伝達をスムーズにし、意思決定の速度を早める効果が期待できます。

現場で記入した棚卸表や報告書をAI-OCRで読み取り、RPAが在庫データとして自動反映する活用例です。

現場作業後の疲れた状態で行う煩雑な入力作業の負担を軽減し、データの更新スピードを向上させられます。また、画面上のデータと実際の在庫数のずれが生じにくくなり、正確な在庫管理にも効果的です。

倉庫や店舗などの現場では、パソコン入力が困難な場面も多いため、紙の記録を活用しつつ後工程を自動化する方法が効果的です。手書きの数字もAI-OCRが正確にデジタル化するため、読み間違いによる在庫のずれの防止にもつながるでしょう。

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• 直感的に条件分岐や例外を含むワークフローを作成できる
• 点ではなく線に、複数ツールを直感連携し業務最適化
• セキュリティ面の安全性が高い

各メリットを詳しく見ていきましょう。

workrunは、直感的なUIを採用しているため、プログラミングの知識がない方でも簡単にAIワークフローを構築できます。専門的なコードを書かずに、画面上のパーツを組み合わせるだけで、業務の流れをデザインすることが可能です。これにより、現場の担当者が自分たちの業務に合わせて、その場ですぐに自動化の設定を行えます。

特に、AI-OCRの読み取り結果に応じた「もし〜なら」という条件分岐や、エラー時の例外処理も視覚的に設定できます。開発部署に依頼する手間を省き、スピーディーに業務改善のサイクルを回せるようになります。「自分たちの手で業務を楽にする」という体験を、workrunなら誰でも実現できます。

300以上の国内外ツールと連携できるため、単発の作業改善ではなく、業務プロセス全体を一本の線として最適化できます。NotionなどのドキュメントツールやSlackなどの通知ツールを自由に組み合わせ、普段の業務の幅を大きく広げられます。ツール同士のつなぎ目に人間が介在する必要がなくなるため、情報の停滞がなくなります。

例えば、AI-OCRで読み取ったデータをNotionに保存し、同時にSlackで担当者に知らせるといった連携がスムーズに行えます。バラバラに使っていたツールがworkrunを介してつながることで、相乗効果が生まれ、生産性が飛躍的に向上します。既存の資産を活かしながら、より便利な仕事の形をデザインすることが可能です。

workrunは、国内データセンターの利用などを通じて安全性に配慮し、情報セキュリティ基準に沿った体制で運用されています。

業務フロー構築時やツール連携時には、社内規程や取引先情報、顧客対応の履歴など、外部に漏れてはいけないデータが含まれることも少なくありません。そのため「便利そうだけど、クラウドに載せて本当に大丈夫？」と不安に感じる方も多いはずです。

workrunは、ビジネス利用を前提に、安心して社内データを扱える運用・管理体制を整えています。データの取り扱いだけでなく、日々の運用まで見据えた設計になっているため、導入後もセキュリティ面で過度に気を張り続ける必要がありません。

RPAとAI-OCRを連携させると、紙書類の処理や入力作業を自動化し、業務効率の向上が期待できます。

経理や各種申請業務など幅広い分野で活用が進んでいますが、AI-OCRの読み取り精度や確認作業の負担を踏まえた設計が欠かせません。導入前に対象業務を整理し、運用体制を整えることが大切です。

特性や課題を理解したうえでRPAとAI-OCRの連携を活用すれば、ヒューマンエラーの削減や業務負担の軽減につなげられます。今回紹介したポイントを参考に、自社に合った形で業務の自動化を進めてください。

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