kintoneでできることは？導入が向いている企業の特徴や導入時の4つの注意点を解説

「kintoneでできることを具体的に知りたい」

「自社にkintoneの導入が向いているのか判断したい」

kintoneについて情報を集めている方の中には、上記のような悩みを抱えている方もいるでしょう。

kintoneは、専門的なプログラミング知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリを作成できるクラウド型の業務改善ツールです。日報管理や顧客管理、各種申請業務などをアプリ化することで、情報共有の円滑化や業務効率の向上が期待できます。

本記事では、kintoneでできることの具体例や導入が向いている企業の特徴、導入時に押さえておきたい注意点まで解説します。kintoneの活用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

▼ 顧客管理や社内申請・承認の効率化なら workrun

kintoneの標準機能だけでは対応しきれない複雑な承認ルートや、リマインド・完了通知、他ツールへのデータ連携までまとめて自動化したい場合は、AIワークフロー「workrun」の導入がおすすめです。

条件分岐を含む承認フローの設計や、Gmail・Slack・Teamsなどへの通知を一連の流れで構築でき、承認待ちによる業務停滞や対応漏れを防ぎやすくなります。

kintoneは、特別な追加契約をしなくても、標準機能だけで多くの業務課題を解決できます。

kintoneの標準機能でできる6つのことを以下にまとめました。

• 業務に合わせたアプリを作成できる
• 顧客や案件のデータを一元管理できる
• 社内の申請や承認フローを作成できる
• 日報や報告業務の管理を効率化できる
• データを一覧やグラフで確認できる
• スケジュール管理を効率化できる

各項目を詳しく見ていきましょう。

kintoneは、自社の業務内容に合ったアプリを簡単に作成可能です。

ドラッグ＆ドロップのマウス操作だけで「文字列」や「数値」などの入力項目をパズルのように配置し、アプリを作ることができ、プログラミングの専門知識は必要ありません。

Excelや紙で管理していた業務をそのままアプリ化できるため、現場のやり方を変えずにデジタル化を進められます。

また、部署やプロジェクトごとに複数のアプリを作成できるため、現場主導で改善サイクルを回しやすい点もメリットです。

複数のデータベースに散らばりやすい情報を、1か所にまとめて管理できるのも、kintoneの強みです。顧客情報や案件の進捗状況などをkintone上のアプリに入力するだけで、データの分散を防げます。

また、強力な検索機能や絞り込み機能が搭載されているため、必要な情報を瞬時に見つけ出すことも可能です。チーム全員で同じデータにアクセスできるため、情報が特定の担当者しかわからない「属人化」の状態を防げる点もメリットです。

kintoneには「プロセス管理」機能があり、社内申請や承認の業務フローを作成できます。交通費精算や休暇届などの申請業務における「申請→上司の確認→承認」のルートをシステム上に設定可能です。

紙媒体の書類を確認したり、メールで承認依頼を送ったりする手間がなくなるため、業務スピードの向上が期待できます。出張先や自宅からでもスマホで承認作業ができるため、ハンコを押すためだけに出社する必要もなくなるでしょう。

毎日の日報や週報の提出も、kintoneで効率化できます。

スマホやタブレットから日報や報告をアプリに入力・送信できるため、外出先からでも隙間時間に報告を完了できます。報告フォーマットを統一できるため、確認する際の工数削減にもつながるでしょう。

また、過去の報告内容は蓄積され、簡単に検索できるため、業務の分析や改善に役立ちます。管理者側も、提出状況をリアルタイムで確認できるため、部下の状況把握やフォロー対応を速やかに行えます。

蓄積されたデータを自動で集計し、見やすいグラフや一覧表にする機能も標準装備されています。

推移を棒グラフにしたり、案件のステータス比率を円グラフにしたりと、目的に合わせて視覚的に表示可能です。kintoneに入力された最新データが常に反映されるため、正確な情報をすぐに把握できます。

数値や傾向が一目でわかるようになるため、会議資料の作成時間が短縮されるだけでなく、データに基づいた的確な意思決定や業務改善のアクションにつながりやすくなります。

kintoneを使えば、個人だけでなくチームのスケジュール管理も効率化できます。

ホワイトボードや手帳で管理していた予定をアプリで共有すれば、外出先からでも誰がいつ空いているかをすぐに把握可能です。単なるカレンダー機能ではなく、顧客情報や案件、タスクと紐付けて管理できる点がkintoneの特徴です。

メンバーの空き状況が可視化されるため、会議の日程調整や担当者の割り振りもスムーズに進むでしょう。

標準機能だけでも便利ですが、外部サービスとの連携や拡張機能を使うことで、さらに活用の幅が広がります。

kintoneの機能を拡張してできる、主な3つのことを紹介します。

• 外部サービスと連携する
• プラグインで操作性を高められる
• 外部ユーザーに情報を共有できる

それぞれの拡張性について詳しく解説します。

kintoneは、APIや連携サービスを利用して、外部のサービスやシステムと連携できます。

名刺管理ソフトでスキャンしたデータを自動でkintoneに取り込んだり、kintoneに入力した内容をもとに帳票作成ツールで請求書を発行したりが可能です。他にも、メール配信システムやチャットツールとの連携も可能です。

今使っている会計ソフトや販売管理システムと連携させれば、手入力による転記作業がなくなり、業務の効率化だけでなく、ヒューマンエラーの防止も期待できます。

プラグインと呼ばれる拡張機能を導入すれば、kintoneの標準機能だけでは対応できない細かいニーズにも対応可能です。

入力補助機能をつけたり、ガントチャートで工程管理をしたりと、さまざまな種類のプラグインが提供されています。有料のものだけでなく無料のものもあり、スマートフォンにアプリを追加するような感覚で機能を拡張できます。

kintoneは社内だけでなく、取引先や協力会社などの社外のユーザーとも、安全に情報を共有する仕組みを作れます。

「ゲストスペース」機能の活用で、招待した外部ユーザーだけがアクセスできる専用のスペースを作成可能です。社内の大切なデータにはアクセスさせず、プロジェクトに必要な情報だけを限定的に公開できるため、セキュリティ面も安心です。

これまでメールや電話で行っていた連絡やファイル共有をkintone上で完結できるため、情報伝達のミスや遅れを減らせます。お互いに進捗状況が見える化され、社外との共同作業がスムーズに進みます。

kintoneの導入が向いている企業の3つの特徴を以下にまとめました。

• 既存業務を効率化したい企業
• 人手不足で従業員の負担が大きい企業
• 自社に合うシステムやアプリを構築したい企業

各特徴を詳しく見ていきましょう。

紙やExcelを中心としたアナログな業務管理から脱却したい企業に、kintoneは有効です。バラバラだった情報を整理し、システム化することで無駄な作業時間を削減できます。

すべての業務のシステム化が不安な場合でも、kintoneなら優先度の高い業務から段階的に改善を進められます。

また、現場の担当者が使いやすいようにアプリを修正できるため、現場主導で業務改善を行いたい企業にも最適です。

少人数で多くの業務を回さなければならない企業こそ、kintoneの導入効果を実感しやすいといえます。

日々の定型業務や管理業務にかかる負担を軽減できれば、従業員は本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。情報共有の手間が減り、チーム全体の状況が見える化されることで、属人化していた業務を他のメンバーがカバーしやすくなるのもメリットです。

誰が何をしているかが明確になるため、無駄な会議や報告のための資料作成も減らせます。ワークフローの効率化により、承認待ちの時間も短縮され、業務全体のスピードアップが期待できます。

市販されているパッケージ製品では自社の業務に対応しきれない企業には、kintoneは適しています。kintoneなら、必要な項目を自由に設定して、自社のやり方に合わせたシステムをゼロから構築可能です。

また、ビジネスの変化に合わせてシステムを柔軟に変えられる点もkintoneの強みです。新しい事業を始めたり、業務フローが変わったりしても、自分たちですぐにアプリを修正できるため、将来的な変化にも対応できる仕組みを求める企業に向いています。

多くのメリットがあるkintoneですが、苦手なことや注意すべき点もあります。導入後に後悔しないよう、あらかじめ知っておくべき4つのポイントを以下にまとめました。

• 複雑な表計算は難しい
• 拡張機能の利用が増えるとコストがかさみやすい
• 大規模な基幹システムの作成には適していない
• 高度なカスタマイズには専門知識がないと難しい

各注意点を詳しく見ていきましょう。

kintoneはデータベースとしての機能に優れていますが、Excelのような高度な関数計算や複雑なシミュレーションには不向きです。

簡単な四則演算は可能ですが、セルをまたいだ複雑な計算や、マクロを使った自動処理などは標準機能だけでは対応できない場合があります。

大量のデータを複雑に計算・加工する業務が中心の場合は、kintoneだけで全てを行おうとせず、Excelと使い分けたり、計算が得意な連携サービスを併用したりといった工夫が必要です。

kintoneを便利にカスタマイズしようと、プラグインや外部連携サービスを次々に追加していくと、利用料が高額になる恐れがあります。

kintone自体の利用料は比較的安価ですが、有料のプラグインや連携ツールは別途契約が必要なケースがあるため、コストを考慮せずに機能を追加した結果、想定以上の費用がかかりかねません。

導入前にプラグインの必要性や標準機能での対応ができないかを精査することが大切です。

数万件を超える大量のデータを扱う大規模な基幹システムの全面構築には、kintoneは不向きな場合があります。

販売管理や会計システムなど、企業の根幹を支えるシステムとして利用するには、データ容量や処理速度の面で制限を感じることがあります。また、複雑なトランザクション処理が必要な場合も、標準機能では対応できない場合があるため、注意してください。

kintoneは、あくまで業務の補助や、情報共有や日報などの周辺業務の効率化に適したツールです。大規模な運用を前提とする場合は、専用の基幹システムとkintoneを役割分担させて使うのが良いでしょう。

標準機能の枠を超えて、独自の画面デザインにしたり特殊な動きをさせたりしたい場合は、JavaScriptをはじめとしたプログラミングの専門知識が必要です。

kintoneはカスタマイズ性が高い反面、高度なカスタマイズには、専門的なエンジニアのスキルが求められます。社内に開発できる人材がいない場合、外部の制作会社に依頼することになり、その分の開発費用が発生します。

標準機能と拡張機能の範囲を見極め、無理のない範囲で導入計画を立てることが成功の鍵です。

顧客管理や社内申請・承認などの業務効率化にはAIワークフロー「workrun」がおすすめです。「workrun」導入のメリットは以下の3点です。

• 例外や条件分岐も直感的に設定可能なUI
• 使えば使うほどお得になる料金体制
• 強固なセキュリティで安心して運用可能

各メリットを詳しく見ていきましょう。

workrunは、複雑な承認ルートも直感的な操作で簡単に設定できます。

「金額が〇〇円以上の場合は部長承認」「特定の部署の場合はルートを変更」などの条件分岐も設定が可能。専門的な知識がなくても、自社のルールに合わせた柔軟なワークフローをすぐに構築できます。

さらに、チーム管理機能により「誰が作成・編集したのか」だけでなく、「どのような設定で構築されたのか」まで可視化できます。フローの内容や変更履歴を確認できるため、属人化やブラックボックス化を防止。
安心して運用・改善を続けられる体制を整えられます。

利用規模や頻度に合わせて、無駄のないコストで運用できる料金プランが用意されています。

多くのツールではユーザー数が増えるごとにコストが跳ね上がることがありますが、workrunは利用状況に応じた柔軟な体制をとっています。企業の成長に合わせて長く使い続けられるため、コストパフォーマンスを重視する企業にも安心です。

300以上の外部ツールとも連携できるため、普段使っているチャットツールやカレンダーと組み合わせることで、業務の幅をさらに広げられます。

workrunは、国内データセンターの利用などを通じて安全性に配慮し、情報セキュリティ基準に沿った体制で運用されています。

業務フロー構築時やツール連携時には、社内規程や取引先情報、顧客対応の履歴など、外部に漏れてはいけないデータが含まれることも少なくありません。そのため「便利そうだけど、クラウドに載せて本当に大丈夫？」と不安に感じる方も多いはずです。

workrunは、ビジネス利用を前提に、安心して社内データを扱える運用・管理体制を整えています。データの取り扱いだけでなく、日々の運用まで見据えた設計になっているため、導入後もセキュリティ面で過度に気を張り続ける必要がありません。

kintoneは、専門的な知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、情報の分散や属人化といった課題の解消が期待できるツールです。

標準機能に加えて外部連携やプラグインを活用すると、より柔軟な運用が可能になります。ただし、複雑な計算処理や大規模な基幹システムの構築には向かない場合があるため、導入前に目的や規模を整理しておくことが重要です。

メリットとデメリットを理解したうえで導入すれば、kintoneは業務改善や情報共有の効率化に役立ちます。今回紹介した内容を踏まえ、自社の課題解決にkintoneが適しているか検討してみてください。

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