フローチャートとは？業務で活用するメリットや作成手順、具体的な活用事例5選を解説

「フローチャートを業務で活用するメリットや注意点を知りたい」

「フローチャートの具体的な活用事例を知りたい」

本記事を読んでいる人の中には、上記のような疑問を抱えている方もいるでしょう。

業務改善やマニュアル作成を進める中で、複雑なプロセスを整理しようとしても、テキストだけでは伝わりにくい場面は多々あります。その際に、フローチャートは非常に役立ちますが、具体的な作成方法や使うメリットを理解していない方は少なくありません。

そこで本記事では、フローチャートを業務で活用するメリットや具体的な作成手順、活用事例や活用する際のポイントを解説します。

▼フローチャートを「可視化で終わらせず」、業務そのものを自動化したいならworkrun
フローチャートは業務の流れを可視化し、ムダやボトルネックを見つけて効率化するのに役立ちます。ただ、図にしただけでは結局「判断して動かす」のは人のままで、運用負担や属人化が残りがちです。

workrunを使えば、作成したフローをそのまま業務に組み込み、AIが条件に応じて判断しながら処理を自動で進められます。つまり「手順書としてのフローチャート」ではなく、「実行されるフロー」として運用できるため、担当者が毎回手を動かす作業自体を減らせます。

一度フローを整えて止めずに運用できれば、同じルールで継続的に回り続けるため、引き継ぎや担当者変更があっても品質がぶれにくく、属人化の防止にもつながります。

フローチャートとは、業務プロセスやシステムの動作を視覚的に示すための図のことです。

主に、テキストのみでは説明の難しいものを視覚的に示せるため、タスクの把握やミス防止になります。さらに、意思決定の手順書やプログラミングの仕様書、マニュアルなど幅広い活用ができることが特徴的です。

そのため、業務効率化や業務フローの削減を目的に活用している企業は増加しています。

フローチャートを業務で活用するメリットは、主に以下の3つです。

• 業務の全体の流れを把握できる
• 業務の属人化を解消できる
• 業務改善や修正がしやすくなる

ここでは、それぞれのメリットを詳しく解説します。

フローチャートは、業務全体の流れを図を用いて示すため、複雑な業務でも簡単に流れを把握できます。そのため、新たに配属されたメンバーや担当者でも、フローチャートを確認すればすぐに業務が開始可能です。

さらに、他のメンバーも進捗状況の把握が容易になるため、スケジュール遅延やタスク漏れの防止になります。そのため、新人教育のコスト削減や生産性の向上に大きく役立ちます。

属人化してしまい、なかなかスムーズに業務が進められずに悩んでいる企業は少なくありません。

しかし、フローチャートを確認すれば、新たに参画したメンバーでも業務フローを理解できるようになるため、特定のスキルや知識を持った担当者が不在の場合でも、代理で業務が進められます。

属人化が解消されることで、担当者不在により業務が滞ったり、業務品質にバラつきが出たりするリスクの防止も可能です。

属人化してしまうと、担当者不在の際に大幅な機会損失が発生してしまうため、非常に大きなメリットと言えるでしょう。

フローチャートで業務の全容を把握することで、不要なフローやタスクを削減できるようになります。

担当者は、フローチャートを確認することで、必要に応じてタスクの順番を変更したり、タスクを追加したりできるため、効率的なタスク処理が可能です。

さらに、フローチャートなら必要に応じて変更を加えた場合でも、他のメンバーにすぐ共有できるため、認識のズレが起きにくくなります。そのため、トラブル発生時や急なスケジュール変更にも臨機応変に対応できる組織になるでしょう。

フローチャートを作成する際の手順は、主に以下の通りです。

1. フローチャートを作成する目的を洗い出す
2. 必要な業務を洗い出し細分化する
3. 時系列で業務フローを並べる
4. 業務同士の関係性を整理する
5. 関係者に共有して修正・変更を行う

ここでは、それぞれの手順を詳しく解説します。

フローチャートを作成する際は、最初にフローチャートを作成する目的を洗い出しましょう。目的が不明瞭なまま作成を始めると、必要な情報が抜け落ちたり、逆に不要な情報まで盛り込んでしまったりするためです。

例えば、「効率化のために業務の改善点を見つけたい」「属人化を解消させたい」などできるだけ目的を明確にします。

具体的な目的を洗い出せれば、目的に応じて必要なフロー図を作成でき、方向性が定まりやすくなります。

フローチャートを作成する目的を洗い出したら、必要な業務を洗い出し細分化していきます。

1つのプロジェクトに限った場合でも、必要な業務は多岐に渡る場合があるため、フロー図に落とし込むためにも細分化させることは重要です。

例えば、「受注」「在庫管理」「発注」「納品」「請求」など、誰が見てもわかりやすいように細分化しましょう。この時、思いつく限りのタスクを書き出し、粒度をそろえて整理していくことがおすすめです。

続いて細分化した業務を時系列で並べて、手順としてわかるようにしましょう。

時系列に整理することで、業務がどのような流れで進行していくのかが手続きとして理解できるようになります。また、この時それぞれの業務でどの程度の時間が必要になるのかを示すことも大切です。

業務時間を時系列で把握しておくことで、納品予定や期限の設定をしやすくなり、無理のないスケジュール設定がしやすくなります。

業務を並べたら、それぞれの関係性を整理する必要があります。

例えば「Aの業務が完了するまでBは進めてはいけない」「Bの業務が未完了でもCは並行してもいい」など、できるだけ具体的に関係性を整理しておきましょう。

それぞれの関係性が明確になることで、業務手順を間違えたり、修正作業が発生したりするのを防げます。また、修正作業の発生リスクを抑えることにも繋がります。

最後に、完成したフローチャートを業務ごとの関係者に共有し、内容を評価してもらいましょう。

実際に、現場で業務を行う従業員の意見を参考に修正することで、より精度の高い実用的なフローチャートになります。また、必要に応じて業務フローを追加したり、より細分化したりする必要もあるでしょう。

そのため、必要に応じて分岐を追加したり、さらに細分化したりして改善することが重要です。

フローチャートの具体的な活用事例5選は、以下の通りです。

• カスタマージャーニーマップの作成
• 採用ワークフローの作成
• 新入社員研修での活用
• 業務改善プロジェクトでの活用
• クレーム対応のプロセス作成

ここでは、それぞれの活用事例を詳しく紹介します。

カスタマージャーニーマップとは、顧客が商品・サービスを認知し購入・利用、継続・ファン化に至るまでの一連の行動・感情の流れを図として可視化したものです。

フローチャートと非常に似ている構造でもあるため、カスタマージャーニーマップの作成にフローチャートを活用する企業は多くあります。

フローチャートとして顧客の購買までの流れを整理することで、改善ポイントを発見しやすくなり、顧客視点に立ったマーケティング施策を検討する際に役立ちます。

採用ワークフローは、企業や業種、採用方法によって大きく異なるため、しっかりと明記しておく必要があります。ただ、テキストや口頭での説明では採用担当者に理解してもらいにくい場合があるため、フローチャートに落とし込む企業が多くあります。

具体的な採用ワークフローを図や矢印を用いて解説することで、シンプルかつ認識のズレが起きにくくなるため、非常に有効的な活用方法の1つです。

特に、新卒採用や中途採用、リファラル採用などさまざまな採用手法を活用している企業にはおすすめです。

フローチャートを活用することで、研修の流れや習得すべきステップを分かりやすく示せるようになります。さらに、新入社員が業務の全体像を理解しやすくなるだけでなく、教育担当者ごとの説明のばらつきが減少し、研修品質の均一化が可能です。

また、教育担当者の属人化の解消に加えて、教育コストを大幅に削減できるため、教育にかかるコストや手間の削減にも役立てられるでしょう。

業務改善のためにフローチャートを活用している企業は非常に多く存在しています。

現状の業務フローをフローチャートを用いて可視化すれば、複雑な業務フローであっても課題を発見しやすくなるため、不要な工程や重複している作業を発見できるでしょう。

その結果、改善案を検討する際にチーム全体で共通認識を持てるようになり、共通認識をもちながら建設的な議論ができるようになります。

クレームは顧客ごとに内容や口調が異なり、クレーム対応も担当者ごとに異なります。しかし、フローチャートを用いてクレーム受付から解決までの流れを示すことで、統一された品質で顧客対応ができるようになります。

その結果、顧客満足度の向上や対応漏れ、認識違いの防止に大きく役立つため、顧客満足度の向上や企業の信頼性の向上に大きく役立つでしょう。

フローチャートを業務で活用する際のポイントは、主に以下の3つです。

• フローチャートは1ページに収める
• テキストの量は最小限に抑える
• 表記ルールを定めておく

ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説します。

フローチャートは業務全体を把握するために作成するため、1ページに収まるように作成する必要があります。

複数ページにわたって作成してしまうと、業務全体を把握しにくくなるだけでなく、ページを移動する手間がかかってしまいます。

業務全体の把握が難しくなると、フローチャートを活用する意味が薄れるため、注意が必要です。また、詳細すぎる情報は別紙にまとめるなどして、チャート自体は簡潔に1枚にまとめるよう工夫が必要です。

フローチャートでは、処理記号（長方形）などテキストを用いる部分がいくつかあります。

この時に、テキストが多すぎてしまうと、視認性が低下して業務フローや業務全体を把握しにくくなるため、簡易的な指示や手順のみ記載し、本格的な記述はマニュアルやファイルにするなどがおすすめです。

また、図の中には簡易的な指示や手順のみを記載し、詳細な手順や補足事項は別途マニュアルや添付ファイルに記載することも効果的な方法です。

フローチャートでは、さまざまな記号や指示を使用するため、表記揺れが起きないようにしましょう。

特に、記号の形を参考に業務フローを把握する場合が多いため、記号ごとの意味は統一するのが重要です。

フローチャートを作成する際に、統一したルールを設けることで、表記揺れの防止ができ、誰が見ても同じ解釈ができるようになります。

フローチャートの作成方法や注意点を解説してきましたが、フローチャートを「作って終わり」にせず、実務の中で継続的に運用しながら改善していきたい方も多いでしょう。

通知・データ連携・判断を含む一連のプロセスをフローとして構築するならAIワークフロー「workrun」がおすすめです。

ここでは、workrunの特長を3つ紹介します。

• 「作って終わり」にせず、実際の業務手順として定着できる
• 抜け漏れしやすい確認ポイントを組み込み、ミスと手戻りを削減できる
• 異動・退職でも業務を止めない仕組みづくりができる

フローチャートやマニュアルは、どれだけ丁寧に作っても「人が読んで、判断して、次の作業に移る」前提のため、対応漏れや自己流の運用が増え、せっかく作った手順が形骸化してしまうケースも少なくありません。

その点、workrunはワークフローは「AIが動かす」業務自動化ツールです。フローを一度設定してしまえば、あとはAIが人の代わりに判断しながら業務を自律的に実行します。

日々のルーティン業務はもちろん、部門をまたぐ複雑なフローでも、24時間365日稼働して止まりにくい運用が可能です。

人が都度手順を確認して進めるのではなく、フローそのものが業務を前に進めるため、「作って終わり」にならず、現場で使われ続ける仕組みとして定着しやすくなります。

業務の抜け漏れは、単純作業よりも「優先度をどうするか」「誰に振り分けるか」「業務に追われ期日自体を忘れていた…」といった場面で起こりがちです。

RPAを導入していても、例外処理のたびに人が対応し、結局止まりやすいという悩みもよくあります。

workrunは、経験や勘に頼っていた判断業務をAIが再現し、「どのタスクを優先すべきか」「どの担当に振り分けるか」を自動で判断できます。また、担当者にメンションを付けて期日のリマインドを行うことも可能です。

判断と実行がつながることで、対応漏れや判断のブレを抑えやすくなり、結果としてミスや手戻りの削減につながります。

属人化した業務は、担当者の異動・退職が起きた瞬間に業務が止まってしまうことがあります。

workrunは、一度設定したフローは特定のきっかけ（トリガー）が発生するたびに自動で実行されます。特定の個人に依存しない形で業務を回しやすくなります。また、フローが複数人での共有・管理ができるため属人化も防ぐことができます。

そのため、「人が増えなくても、業務が止まらない」状態をworkrunで実現できます。

本記事では、フローチャートを業務で活用するメリットや作成手順、活用事例について解説しました。

フローチャートを作成すると、業務の全体像が可視化され、誰がいつ何をすべきかが明確になります。さらに、特定の個人に頼りきりになる状態を解消したり、業務の無駄を見つけて改善したりしやすくなるでしょう。

そのため、フローチャートを作成する際は目的をはっきりさせ、チームで共有しながら運用ルールを定めておくのが重要です。

▼ フローチャートは「見える化」から「実行できる仕組み化」へ
フローチャートは、業務の流れを可視化して全体像を把握しやすくし、効率化するための有効な手段です。ただし、フローチャートを整備しても、最終的に「判断して動かす」のが人のままだと、対応漏れや遅延、担当者依存が残りがちです。

そこで、フローを“資料”として終わらせず、運用に組み込んで回せる形にすることが重要になります。

workrunを活用すれば、作成したフローを起点にAIが条件に応じて判断し、通知・連携・処理を自動で進められるため、業務そのものを減らせます。一度仕組み化して運用を止めなければ、同じルールで継続的に回り続けるので、品質がぶれにくく属人化も防ぎやすくなります。

workrunを導入して、人が本来の仕事に集中できる環境を整えましょう。