決済転記も通知漏れも、仕組みで解決。学校事務が取り組んだformrun×workrun活用事例

2026-07-31 09:40

フォームでの申込受付と決済を一本化し、事務負担の軽減を進めてきた学校法人。証明書の発行申請や学割証の交付申請など、幅広い画面でformrunを活用してきた一方で、「決済後の転記作業」と「フォーム申請時の担任への通知」という2つの課題が積み残しになっていました。

そこで今回、ワークフローツール「workrun」を活用し、fincodeの決済データ〜スプレッドシートへの自動書き出し、そしてフォーム回答をトリガーにした担任への自動通知メールの2つのフローを構築。

毎回10〜20分かかっていた転記作業が確認のみに短縮され、これまで後回しになっていた担任への通知も申請と同時に自動でメールが届く仕組みになりました。

※本記事は、実際の活用事例をもとに作成しています。社名・担当者名は非公開での掲載となります。

事業内容	学校事務・校内DX推進
主な用途	・決済情報の自動取得・スプレッドシート連携・フォーム回答を起点にした担任への自動通知
推しのポイント	・申請〜決済までを一元管理できる・通知や転記業務を自動化できる
導入後の成果・効果	・紙書類や手作業を削減・決済確認工数を削減し脱属人化を実現
利用プラン	STARTERプラン

最初にworkrunのご利用用途を教えてください

学校事務担当者：現在は主に、学校事務に関わる定型業務の自動化に向けて活用しています。

具体的には、

fincodeの決済情報をグーグルスプレッドシートへ自動反映するフロー
生徒から申請があった際、担任へメール通知するフロー

などを構築しています。

もともとformrunは、窓口での現金対応の煩雑さを解消したくて導入しました。オンライン申請と決済が一本化できるのはよかったのですが、「申請が届いた後の処理」がまだ手作業のままで残っていたのが課題でした。

導入前はどんな課題がありましたか？

学校事務担当者：導入前は、決済情報の確認や転記作業を手作業でおこなっていました。

たとえば、決済管理画面を確認し、その内容をスプレッドシートへ転記する必要があり、担当者ごとに作業方法が異なることもありました。

作業時間自体は1件数分程度だったものの、

毎回同じ作業が発生する
手入力によるミスが起きる
担当者によって運用品質に差が出る

といった課題がありました。

実際に、スプレッドシートが誤って削除されてしまったこともあり、「誰でも同じように安全に運用できる状態を作りたい」という思いが強くなっていきました。

また、オンライン化によって事務室の窓口業務は簡素化した一方で、「フォーム申請時の担任への通知」という新たな課題も発生していました。

workrun導入の決め手は何でしたか？

学校事務担当者：きっかけは、formrunから届いたセミナー案内でした。

アーカイブ配信などを視聴する中で、「こういったことができるかも？」「定型業務を自動化できるかもしれない」と感じたことが導入のスタートです。

もともと一部ではPower Automateも利用していましたが、

設定が複雑
修正時のハードルが高い
技術的な不安が残る

という課題感がありました。

その点、workrunは普段利用しているformrunとUIが近く、直感的に操作できたことが大きかったです。

▼視聴したセミナーはこちら

実際にどのように運用していますか？

現在は、主に2つのフロー構築を進めています。

1つ目は、決済情報の自動取得です。
formrunではfincode連携を行い、オンライン決済ができるフォームを運用しています。fincodeで受け付けた決済情報を取得し、スプレッドシートへ自動反映するフロー構築を進めています。

2つ目は、証明書など申請時のメール通知です。
生徒から申請があった際、クラス担任へ自動通知を送るフロー構築を進めています。

従来は、

生徒が事務室で申請用紙を書く
担任が申請内容を確認する
事務室へ申請用紙を持参し、支払いを行う

という流れでしたが、オンライン化後も担任が生徒に関する情報を把握できるよう、workrunの自動通知を組み合わせています。

実際にどのような成果につながりましたか？

学校事務担当者：一番大きい変化は、「誰がやっても同じ結果になる」という安心感が生まれたことです。

これまでは、担当者が毎回決済状況を確認し、転記する必要がありましたが、自動化によって確認作業のみで済む状態に近づいています。

作業時間としても、10〜20分程度かかっていた確認・転記作業が、5分程度まで短縮できる見込みです。

また、単なる時短だけではなく、

人為的ミスの防止
作業の属人化の解消
担当変更時の引き継ぎ負担軽減

といった運用面の安心感にもつながっています。

さらに、保護者の方からも変化がありました。以前は「（生徒が証明書を）申し込んだはずなのにまだ出来ていないのか」という問い合わせがあったのですが、保護者ご自身がオンラインで申請できるようになってからは問い合わせがなくなりました。生徒も自宅で保護者と相談しながら申請できるので、保護者・生徒にとってもメリットがあります。