kintone活用事例12選｜業界・部署別に課題・使い方・導入効果を解説

kintoneは、顧客管理、案件管理、日報、申請、在庫管理など、さまざまな業務を自社に合わせてアプリ化できる業務改善プラットフォームです。

一方で、導入を検討している方の多くは「実際にどんな業務で使えるのか」「導入すると何が楽になるのか」を具体的に知りたいのではないでしょうか。

この記事では、kintoneの活用事例を業界別・部署別に分けて紹介します。それぞれの事例を、課題 → 活用事例 → 導入後の効果の流れで整理しているので、自社に近い業務から参考にしてみてください。

すでにkintoneを使っている企業からは、「情報はkintoneで管理できるようになったのに、なぜか業務が楽にならない」という声も少なくありません。以下のホワイトペーパーもぜひ合わせてご覧ください。

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製造業では、受注情報、製造指示、工程表、作業日報、検品記録などが紙やExcelに分かれていることがあります。

その結果、現場の進捗確認に時間がかかったり、図面番号や仕様の確認ミスによって手戻りが発生したりします。

kintoneで、受注管理アプリ、工程管理アプリ、作業日報アプリを作成。案件ごとに製品情報、納期、担当工程、作業状況をひもづけて管理します。

現場担当者はタブレットやスマートフォンから作業状況を更新し、管理者は一覧画面やカレンダー形式で工程の遅れを確認できるようにします。

進捗確認のために現場へ電話したり、紙の工程表を探したりする時間が削減されます。

また、作業日報のデータが蓄積されるため、工程ごとの作業時間や遅延傾向を分析し、改善活動にも活用できます。

建設業では、複数の現場が同時に進行し、協力会社や職人の作業実績、資材費、写真、請求情報などが日々発生します。

紙の日報やExcelで管理していると、月末の集計や請求書チェックに大きな手間がかかります。

kintoneで、工事案件管理、現場日報、協力会社管理、原価管理アプリを作成。現場担当者が日々の作業内容、人数、使用資材、写真を登録できるようにします。

案件ごとに日報と原価情報をひもづけることで、本部側でも現場の状況をリアルタイムに把握できます。

日報の回収・転記・集計作業が減り、請求書との突合作業もスムーズになります。

さらに、工事ごとの予算と実績を比較できるため、赤字リスクのある案件を早期に把握しやすくなります。

小売・サービス業では、電話予約、店頭受付、メール問い合わせ、注文管理など、顧客接点の情報が複数の場所に散らばりやすくなります。

担当者しか状況を把握できず、対応漏れや二重対応が起こることもあります。

kintoneで予約管理アプリ、問い合わせ管理アプリ、顧客管理アプリを作成。受付日時、顧客情報、対応状況、担当者、次回対応予定を一元管理します。

店舗日報や売上管理アプリと連携すれば、店舗別・曜日別・商品別の傾向も確認できます。

予約数や問い合わせ状況をリアルタイムに確認できるようになり、担当者不在時でも履歴を見ながら対応できます。

集計作業も効率化され、顧客対応や店舗運営に時間を使いやすくなります。

医療・福祉の現場では、利用者情報、ケア記録、訪問記録、申し送り事項などを正確に共有する必要があります。

紙や個人メモに依存していると、転記作業が発生したり、担当者変更時の引き継ぎに時間がかかったりします。

kintoneで利用者管理アプリ、訪問記録アプリ、ケア記録アプリを作成。利用者ごとの基本情報、対応履歴、注意事項を一画面で確認できるようにします。

訪問先からスマートフォンで記録を入力すれば、事務所に戻ってからの転記作業も減らせます。

関係者が同じ情報を見ながら判断できるようになり、申し送りや引き継ぎの精度が上がります。

現場で入力した情報がすぐに共有されるため、記録業務の負担軽減にもつながります。

士業やコンサル業では、顧問先ごとに契約内容、提出期限、進行中の手続き、担当者が異なります。

Excelや個人のタスク管理に頼っていると、期限漏れや対応品質のばらつきが起こりやすくなります。

kintoneで顧問先管理アプリ、契約管理アプリ、タスク管理アプリを作成。顧問先ごとに必要な手続き、期限、進捗、担当者を管理します。

定型業務はテンプレート化し、新しい案件が発生した際に必要なタスクを登録できるようにします。

担当者ごとの対応状況が見える化され、期限漏れを防ぎやすくなります。

また、顧問先ごとの対応履歴が蓄積されるため、引き継ぎや品質管理もスムーズになります。

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営業活動では、顧客情報、商談履歴、見積状況、受注見込みが担当者ごとに管理されがちです。

そのため、営業会議のたびに最新状況を確認したり、担当者が不在だと案件の詳細が分からなかったりします。

kintoneで顧客管理アプリと案件管理アプリを作成。顧客ごとに商談履歴、提案内容、見積金額、次回アクション、受注予定日を記録します。

案件フェーズ別の一覧やグラフを用意すれば、マネージャーも受注見込みや停滞案件を確認しやすくなります。

営業状況が属人化せず、チーム全体で案件を把握できるようになります。

営業会議も「状況確認」ではなく「次にどう動くか」を話し合う場に変えやすくなります。

カスタマーサポート部門では、問い合わせやクレームが電話、メール、Webフォーム、チャットなど複数の窓口から届きます。

対応履歴が担当者ごとに分かれていると、二重対応や対応漏れが発生しやすくなります。

kintoneで問い合わせ管理アプリを作成し、顧客情報、問い合わせ内容、対応状況、担当者、優先度、対応履歴を一元管理します。

過去の問い合わせ履歴や回答内容を蓄積すれば、FAQやナレッジとしても活用できます。

問い合わせ対応の進捗が見える化され、対応漏れや属人化を防ぎやすくなります。

過去の対応履歴を参照できるため、回答品質のばらつきも抑えられます。

経営企画や管理部門では、売上、粗利、案件数、部門別予算、KPIなどを複数のExcelから集計しているケースがあります。

月次会議のたびにデータを集め直す必要があり、資料作成に時間がかかります。

kintoneで予実管理アプリ、KPI管理アプリ、部門別実績管理アプリを作成。営業案件、売上、原価、活動実績などのデータを集約します。

グラフや一覧を活用することで、部門別・期間別・担当者別の状況を確認できるようにします。

Excelの転記や集計作業が減り、経営会議や部門会議の資料作成が効率化されます。

経理部門では、請求書発行、支払申請、経費申請、入金確認など、多くの確認業務が発生します。

紙やメールで申請を受け付けていると、承認状況が分かりにくく、差し戻しや確認依頼にも時間がかかります。

kintoneで経費申請アプリ、請求管理アプリ、支払管理アプリを作成。申請内容、添付書類、承認者、ステータスを一元管理します。

申請データを一覧化することで、未承認、差し戻し、処理済みの状況をすぐに確認できます。

紙やメールの確認作業が減り、申請状況の追跡がしやすくなります。

ただし、承認依頼や差し戻し連絡がチャットや口頭に残っていると、業務全体はまだ楽になりきらないことがあります。

総務部門には、備品購入、契約書管理、押印申請、社内問い合わせなど、細かな依頼が集まります。

依頼がメールやチャットに分散すると、対応漏れや進捗確認の手間が発生します。

kintoneで備品管理アプリ、契約書管理アプリ、社内申請アプリを作成。依頼内容、申請者、対応状況、担当者、期限を管理します。

問い合わせ内容をカテゴリ別に蓄積すれば、よくある質問や対応履歴もナレッジとして活用できます。

総務への依頼状況が一覧で見えるようになり、対応漏れを防ぎやすくなります。

また、過去の対応履歴を検索できるため、同じ問い合わせへの対応も効率化できます。

人事部門では、応募者管理、面接日程、選考結果、内定後の手続き、入社準備など、多くの情報を扱います。

採用担当、現場面接官、総務、情シスなど複数部署が関わるため、情報共有が複雑になりがちです。

kintoneで採用管理アプリ、面接管理アプリ、入社手続きアプリを作成。応募者ごとに選考ステータス、面接評価、連絡履歴を管理します。

入社が決まったら、PC手配、アカウント発行、雇用契約、研修案内などのタスクを管理できるようにします。

選考状況や入社準備の進捗が見える化され、対応漏れを防げます。

複数部署にまたがる手続きも、誰が何を担当しているか分かりやすくなります。

情シス部門には、PC不具合、アカウント発行、権限変更、システム利用申請など、多様な問い合わせが集まります。

メールやチャットで受け付けていると、優先度や対応状況が見えにくくなります。

kintoneでIT問い合わせ管理アプリ、アカウント申請アプリ、機器管理アプリを作成。依頼内容、緊急度、対応担当、対応履歴を管理します。

PCやスマートフォンなどの貸与機器も、利用者や返却状況とひもづけて管理できます。

問い合わせ対応の抜け漏れが減り、過去の対応履歴をナレッジとして活用できます。

機器やアカウントの管理状況も見える化され、棚卸しや退職時の回収確認もスムーズになります。

kintoneを導入すると、紙やExcelで管理していた情報をクラウド上に集約できます。

しかし、次のような状態になると「管理はできているのに、業務はあまり楽にならない」という問題が起こります。

• データはkintoneにあるが、承認依頼はチャットで送っている
• 申請内容は登録されているが、誰が次に対応するか分からない
• 差し戻しや確認依頼がメールに残っている
• アプリは増えたが、業務フロー全体が整理されていない
• 入力した情報が次の作業に活かされていない

kintoneは情報管理に強いツールです。

一方で、承認、確認、依頼、差し戻し、期限管理といった「業務の流れ」まで設計しないと、現場の負担は残りやすくなります。

kintoneで情報を管理し、workrunで承認・確認・依頼の流れを整えることで、業務改善の効果を高めやすくなります。

たとえば、以下のような業務では、kintoneのデータ管理とワークフロー設計を組み合わせることが重要です。

• 経費申請や稟議の承認
• 契約書レビューの依頼
• 案件受注後の作業依頼
• 入退社手続きの部門横断タスク
• 請求前の確認フロー
• 問い合わせ対応のエスカレーション

kintoneに情報が登録されていても、「次に誰が何をするか」が曖昧なままだと、結局チャットや口頭で確認することになります。

workrunを活用すれば、kintoneで管理している情報を起点に、承認・依頼・確認の流れを整理しやすくなります。

kintoneの情報管理を、実際に回る業務フローへ。
承認・確認・依頼・差し戻しがメールやチャットに残っているなら、workrunで業務の流れを整えましょう。

kintoneは、製造業、建設業、小売・サービス業、医療・福祉、士業など、幅広い業界で活用できます。また、営業、経理、総務、人事、情シスといった部署ごとの業務改善にも効果的です。

成功している活用事例に共通しているのは、単に紙やExcelを置き換えるだけでなく、業務の流れそのものを見直していることです。

kintoneで情報を管理し、workrunで承認・依頼・確認の流れを整える。この組み合わせによって、「見える化できた」で終わらない、本当に業務が楽になる改善につながります。

「kintoneの導入がそもそも自社に合っているか不安」という方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
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